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Arbeitszeiterfassung für Agenturen
Korrekt und transparent, liefert hilfreiche Einblicke
easyJOB hilft Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit ganz einfach, korrekt und gesetzeskonform zu erfassen. Mit umfangreichen Auswertungen behalten Sie alle Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten im Blick und können mögliche Überstunden sofort erkennen.
Arbeitszeiterfassung ist verpflichtend
Die Dokumentation der Arbeitszeit ist – im Gegensatz zur Stundenschreibung – nicht mehr verhandelbar. Seit das Bundesarbeitsgericht 2022 die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) bestätigt hat, ist klar: alle Unternehmen müssen die gesamte, täglich gearbeitete Zeit (Anfang, Ende, Pausen) dokumentieren und dafür entsprechende Systeme einrichten. Andernfalls sei es für die Arbeitnehmer und die zuständigen Aufsichtsbehörden nicht möglich zu erkennen, ob Höchstarbeitszeit und wöchentliche Ruhezeiten eingehalten werden. Das Zeiterfassungssystem muss laut EuGH drei Kriterien erfüllen: Es muss verlässlich, objektiv und zugänglich sein.
Ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung bringt neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben auch Vorteile für beide Seiten im Unternehmen: Mitarbeiter halten Ihre Über- oder Unterstunden im Blick, die Agentur hat durch die Auswertung der Dokumentation einen Echtzeit-Einblick in die Auslastung der Mitarbeiter. Die einfache Analyse und automatische Erinnerungen sichern die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten.
Clevere Umsetzung: smartes Zeittracking und flexible Anpassung
easyJOB ermöglicht eine schnelle, einfache und intuitive Erfassung der Arbeitszeiten, die nahezu automatisch laufen kann. Grundlage ist ein pro Mitarbeiter hinterlegtes Arbeitszeitmodell. Wenn eine Stundenerfassung gemacht wird, rechnet diese gegen die erfasste verfügbare Arbeitszeit. Freelancer können von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen werden.
- automatischer Start der Arbeitszeiterfassung möglich
- intuitive Nutzerführung
- minutengenaue Aufzeichnung
- Pausen mit einem Klick erfassen
- mehrere Arbeitszeitblöcke pro Tag
- nachträgliche Korrekturmöglichkeit
- verschiedene Arbeitszeitarten
- automatische Erfassung von Abwesenheiten und Terminen möglich
- Kennzeichnung von Homeoffice
- Arbeitszeitkorrektur möglich, z. B. für ausbezahlte Überstunden
- Warn- und Erinnerungshinweise
- transparente Auswertung in verschiedenen Layouts
- Widget zeigt aktuellen Überstundensaldo
Optional können zu einzelnen Arbeitszeitblöcken auch Beschreibungen hinzugefügt werden. Vielfältige Anpassungsmöglichkeiten bilden die Anforderungen und Regelungen Ihrer Agentur individuell ab, z. B. individuelle Überstundenregelungen und die Freischaltung zusätzlicher Arbeitszeitarten wie Zeitausgleich, Berufsschule, Arztbesuch o.ä.
Die mobile Variante: Arbeitszeit erfassen in der easyJOB APP
Digitale Zeiterfassung lässt sich ganz praktisch auch mit der vereinfachten easyJOB APP erledigen. Die App kann auch parallel zu easyJOB auf dem Desktop verwendet werden. Wer Arbeit und Privatleben in Flow bringen möchte, kann damit die einzelnen Blöcke auch direkt mobil erfassen und muss dies nicht im Büro nachträglich dokumentieren. Noch schneller: einfach das Handy über einen NFC-Sticker halten und schon ist ein Kommen oder Gehen dokumentiert. Auch für Anfang und Ende einer Pause steht ein NFC-Sticker zur Verfügung.
Umfangreiche Auswertungen und Reminder
Schon auf den ersten Blick erhalten Sie Dank grafischer Elemente einen Überblick über den Soll-/ Ist-Stand des aktuellen Tages. Ein Klick auf den mehrfarbigen Balken offenbart die an diesem Tag insgesamt geleistete Arbeitszeit und genommene Pausen minutengenau. Wenn parallel produktive Stunden auf Projekte erfasst werden, wird das Verhältnis der erfassten Stunden zur erfassten Arbeitszeit auch in der Arbeitszeiterfassung dargestellt.
Mehr Details liefert die „Abfrage Arbeitszeiten“: Pro Tag, pro Woche oder frei definierbarem Zeitraum zeigt sie Soll und Ist und dazu die Relation in Prozent. Diese Auswertungen können mit Berechtigungsregelungen geschützt werden. Auf Wunsch sehen Sie direkt auf dem easyJOB-Dashboard in einem Widget den Saldo an Überstunden bis zum Vortag. So findet jeder Mitarbeiter die wichtigste Arbeitszeit-Information ganz aktuell und direkt auf der Startseite.
Analyse aus unterschiedlichen Blickwinkeln:
- Sollstunden laut Arbeitszeitmodell vs. erfasste Arbeitszeit
- Überstundenlisten
- Auswertung nach Arbeitszeitart, z. B. Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich
- Abgleich erfasste vs. erfasste verfügbare Arbeitszeit
- Tages-, Wochen-, Monatsansichten
Neben der aktiven Abfrage dokumentierter Zeiten können auch Reminder eingestellt werden, die beim Überschreiten definierter Soll-Zeiten automatisch ausgespielt werden. So werden Mitarbeiter auf fehlende Arbeitszeiterfassung hingewiesen und an die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten über deutliche Pop-Ups oder E-Mails erinnert.
